Aufgaben Sekretärin Hotel
Hotelsekretäre ferner -sekretärinnen arbeiten meist im Sekretariat oder an der Rezeption eines Hotels. Als rechte Hand der Hoteldirektion sind sie für einen reibungslosen Abfolge im administrativen Gebiet des Hotels zuständig.
Ihre Tätigkeit ist von einer Vielzahl an Kontakten geprägt: Bei den Zulieferer bestellen sie Waren; mit Reiseveranstaltern verhandeln sie nämlich über die Anzahl der zu reservierenden Betten; für die Erstellung von Werbematerial arbeiten sie mit Mitarbeitern von Agenturen, grafischen Betrieben außerdem Druckereien zusammen; zudem haben sie mit Bankmitarbeitern wie auch mit Vertretern von Behörden sowie Tourismusorganisationen zu tun. Vor allem aber stehen sie in Kontakt mit den Gästen: Per Telefon oder Korrespondenz beantworten sie Buchungsanfragen, am Empfang kümmern sie sich engagiert ferner serviceorientiert um die Wünsche der Gäste außerdem setzen dabei auch ihre Fremdsprachenkenntnisse ein. Zudem arbeiten sie mit ihren Vorgesetzten sowie ihren Kollegen, zum Beispiel am Empfang, zusammen. Sie verfügen über Dienstleistungsbereitschaft, Kontaktfreude, ein gepflegtes Äußeres ferner ein sicheres außerdem professionelles Auftreten. Um Reservierungen zu aufarbeiten sowie Belegungspläne zu führen, müssen sie gut arrangieren können.
Wenn Hotelsekretäre ferner -sekretärinnen verwaltende außerdem kaufmännische Aufgaben im Büro ausführen. ist der Computer das wichtigste Arbeitsmittel. Am Bildschirm führen sie etwa Zimmerbelegungspläne sowie ausmachen Daten für Kalkulation ferner Preisbildung, ausführen die Geschäftskorrespondenz oder erarbeiten Statistiken für die Buchhaltung.
Hotelsekretäre außerdem -sekretärinnen arbeiten oft zu unregelmäßigen Arbeitszeiten. Wochenendarbeit sowie Arbeit in den Abendstunden sind in der Hotellerie üblich. Vor allem in den Hauptbuchungszeiten respektive in der Hauptsaison müssen sie mit Arbeitsspitzen rechnen.
Ihre Tätigkeiten
- Die Arbeit am Bildschirm ist eine zentrale Tätigkeit.
- Ihre Arbeit findet vorwiegend in Büroräumen statt, zum Beispiel Buchhaltung führen, Zimmerreservierungen bearbeiten, Gästekartei führen, Besprechungen protokollieren.
- Ihre Arbeit findet in Verkaufsräumen wie Hotels statt.
- Die meiste Zeit wird die Arbeitsleistung unter den Augen von Kunden und Gästen ausgeführt.
- Bei Ihrer Tätigkeit haben Sie Kundenkontakt, zum Beispiel Besucher/innen der Hoteldirektion empfangen, am Empfang arbeiten und Gäste auch in fremden Sprachen begrüßen.
- Sie müssen sich mit unregelmäßigen Arbeitszeiten einverstanden erklären. Auch am Abend, am Wochenende und an Feiertagen kann es notwendig sein, zu arbeiten.
