Sekretärinnen (m/w) sind die Spezialistin im Büro und am Schreibtisch
Der Schreibtisch ist Ihr Revier und die Organisation Ihre Leidenschaft – dass hinter dem Beruf als Sekretärin deutlich mehr steckt als das klischeehafte Bild von Brille, Dutt und Stiftrock, wissen Sie schon lange. Zudem es eine offizielle Ausbildung als Sekretärin in diesem Sinne gar nicht gibt. Wer als eine solche arbeitet, bringt meistens einen Ausbildungsabschluss im kaufmännischen Bereich mit und verfügt über besondere Fähigkeiten im Hinblick auf:
- Zeitmanagement
- Terminvergabe
- Erledigen geschäftlicher Korrespondenz
- Verwaltung
- Organisation
- Protokollführung
- Übersetzungen
- Buchführung
- Kostenabrechnungen
- Reisemanagement
- Aktenführung
- Büromaterialbeschaffung
Bei einer solchen Fülle an Aufgaben nicht den Überblick zu verlieren, gehört zu Ihren Spezialitäten. Gleichzeitig schätzen Arbeitgeber Ihre erweiterten EDV-Kenntnisse in Tabellenkalkulation und Textverarbeitung. Da sich viele Unternehmen inzwischen auf dem weltweiten Markt etabliert haben, kommt Ihnen Ihr fließendes Englisch in Wort und Schrift sehr zugute. Doch auch in Sachen Ausdruck und Auftritt macht Ihnen niemand etwas vor. So gehört Etikette zu Ihrem Beruf wie der Stift zum Papier.
Sekretärin (m/w): Ein Einstieg über Umwege, der sich lohnt
Der Einstieg in den Beruf ist so vielfältig wie seine Aufgaben. Deshalb wundert es kaum, dass Sekretärinnen häufig Ihren Weg über einen Quereinstieg in den Beruf finden. Ferner heißt das natürlich nicht, dass für den Job als Sekretärin keine fundierten Kenntnisse nötig wären. Nur, dass Sie sich diese innerhalb einer anderen Ausbildung angeeignet haben.
Um in einem Bewerbungsgespräch für ein ausgeschriebenes Stellenangebot als Sekretärin zu punkten, ist es von Vorteil, über eine der folgenden Ausbildungen zu verfügen:
- Kauffrau für Bürokommunikation
- Fremdsprachensekretärin
- Kaufmännische Wirtschaftsassistentin
- Kauffrau für Büromanagement
- Fachangestellte für Marketingkommunikation
Zu diesen Berufsbezeichnungen kann Sie der Weg auch über private Anbieter führen. Je nach Wahl dauern die Lehrgänge unterschiedlich lange. Gemeinsam haben Sie jedoch, dass der Stundenplan vertiefendes Wissen zu folgenden Inhalten vermittelt:
- Sekretariatskunde
- Briefgestaltung
- Textformulierung
- Protokollführung
- Rechtskunde
- Wirtschaftskunde
- Sozialkunde
- Gesprächsführung
- Maschinenschreiben
- Gesprächsführung
- Umgang mit Menschen
- Führungsmethoden
- Bewerbungspraxis
- EDV
Was verdient eine Sekretärin (m/w) im Job?
Die Höhe Ihres Einkommens in der Beschäftigung als Sekretärin unterliegt insbesondere folgenden Faktoren:
- Branche
- Region
- Berufserfahrung
- Größe des Arbeitgebers
Da zudem keine einheitliche Ausbildung erforderlich ist, lässt sich die Frage nach dem Gehalt nicht pauschal beantworten. Im Durchschnitt jedoch können Sie mit einem Einstiegsgehalt von monatlich 2.250 Euro brutto rechnen.
Inwiefern sich dieser Verdienst noch erhöht, hängt vor allem von Ihrer eigenen Lernbereitschaft ab. Grundsätzlich sind nach drei bis sechs Jahren Berufserfahrung jedoch 2.500 Euro pro Monat realistisch. Wer hier Wert auf eine schnelle Steigerung des Verdienstes legt, kann mit einschlägigen Fortbildungen sein Einkommen weiter aufpeppen.
Wie erhöhen Sie Ihre Chancen als Sekretärin (m/w) auf dem Arbeitsmarkt?
Wer in seinem Job gut ist, hat als Sekretärin beste Aussichten, eine Stelle zu finden. So bedarf es beinahe überall einer talentierten Mitarbeiterin, die organisatorische Aufgaben übernimmt und Termine immer im Blick behält. Wählen Sie deshalb frei nach Ihrem Interesse aus folgen Bereichen aus:
- Elektro
- Fahrzeugbau
- Finanzdienstleistungen
- Immobilien
- Möbel
- Hotel
- Gaststätten
- Tourismus
- Wirtschaftsbereiche
- Recht
- Medien
- Informationsdienste
- Sozialversicherung
Überdies ist es für Sie als Sekretärin vor allem wichtig, sich der entwickelnden Digitalisierung anzupassen. Neue System und Programme zu beherrschen sowie der geschulte Umgang mit dem Computer können Ihnen bei der Suche nach einem Arbeitgeber sehr von Vorteil sein. Mit Fortbildungen halten Sie sich diesbezügliche bestmöglich auf aktuellem Stand und kurbeln zusätzlich Ihre Karriere an.
Gleichzeitig punkten Sie im Auswahlverfahren bei Stellenangeboten als Sekretärin, indem Sie schon in Ihren Bewerbungsunterlagen folgende Fähigkeiten besonders hervorheben:
- Organisationstalent
- Menschenkenntnis
- Überzeugungskraft
- EDV-Kenntnisse
- Analytische Fähigkeiten
- Motivation
- Lernbereitschaft
Nicht zuletzt überzeugen Sie jeden Kritiker im Falle einer Vorstellung mit einem aufgeschlossenen Wesen und Freundlichkeit. Legen Sie zudem Wert auf ein akkurates Äußeres, kann eigentlich nichts mehr schief gehen. So gilt auch hier: Der erste Eindruck ist der wichtigste.
Aufgaben Sekretärin
Den überwiegenden Teil ihrer Arbeit ausführen Sekretäre ferner Sekretärinnen an ihrem Schreibtisch, etwa bei der gewissenhaften Erstellung von Kostenrechnungen, Terminplanungen außerdem Protokollen. Auch wenn die Arbeitsplätze ergonomisch gestaltet sind, kann dauerhafte Bildschirmarbeit anstrengend für die Augen sein oder zu Verspannungen führen. Deshalb halten Sekretäre sowie Sekretärinnen die vorgeschriebenen Bildschirmpausen ein.
Als zentrale Ansprechpartner/innen haben sie zudem häufig telefonischen ferner persönlichen Kontakt sowohl zu Mitarbeitern der eigenen außerdem weiterer Abteilungen sowie Betriebsteile wie auch mit Geschäftspartnern ferner Klienten. Dabei treten sie stets besonnen, kompetent außerdem freundlich auf sowie suchen nach angemessenen ferner konstruktiven Problemlösungen. Takt außerdem Diskretion sind vor diesem Hintergrund ebenfalls unverzichtbare Eigenschaften von Sekretären sowie Sekretärinnen, ebenso wie Umsicht ferner Organisationstalent - sei es bei der Organisation der Betriebsfeier oder der Vorbereitung einer kurzfristig anberaumten Besprechung. Auch wenn sie während eines Arbeitstages häufig zwischen ihren verschiedenen Aufgabengebieten wechseln müssen, behalten sie immer den Überblick.
Der Tagesablauf in einem Büro ist jedoch nicht immer exakt planbar. Wenn zum Beispiel unerwartet mehrere Termine anstehen oder wichtige Konferenzen vorbereitet werden müssen, können die Arbeitszeiten unregelmäßig sein.
Ihre Tätigkeiten
- Die meiste Zeit wird die Arbeit im Sitzen verrichtet.
- Die Arbeit am Bildschirm ist eine zentrale Tätigkeit.
- Ihre Arbeit findet überwiegend in Büroräumen statt.
- Ihre Arbeit wird nie langweilig, denn Ihre Aufgaben und Arbeitssituationen unterliegen einem ständigen Wechsel.
- Bei Ihrer Tätigkeit haben Sie Kundenkontakt, zum Beispiel telefonisch Auskünfte erteilen.
