Beruf Sekretärin
Welche Ausbildung benötigt man als Sekretärin
Wenn es um Büro- und Assistenzaufgaben geht, dann kommen Sekretäre und Sekretärinnen ins Spiel. Die kaufmännische und verwaltende Tätigkeit dient vor allem der Entlastung von Abteilungen und Vorgesetzten und ist in Deutschland sehr verbreitet. Um in einen derartigen Job einzusteigen, benötigen Sie in aller Regel eine kaufmännische Ausbildung oder Weiterbildung.
Bei der Berufsausbildung von Sekretär/innen gibt es sehr viele Möglichkeiten. Beliebt sind duale Ausbildungen, die über drei Jahre hinweg andauern. Auch kaufmännische Weiterbildungen und Ausbildungen an der Berufsfachschule können Ihnen Zugang zu einer derartigen Tätigkeit verschaffen. Im Folgenden sind die beliebtesten Ausbildungen aufgelistet, welche spannend für Sie sind, wenn Sie als Sekretär/in arbeiten möchten.
- Kommunikationsassistent/in
- Kaufmann/-frau im Büromanagement
- Fremdsprachenkorrespondent/in
- Fachmann/-frau in der Bürokommunikation
- PC-Fachkraft
- Managementassistent/in
- Fachwirt/in in Büro- und Projektorganisation
Welche Fähigkeiten braucht man als Sekretärin?
Wenn Sie sich für eine Berufsausbildung im Berufsbild des Sekretärs oder der Sekretärin interessieren, dann sollten Sie sich zunächst fragen, ob Sie die passenden Fähigkeiten besitzen. Es gibt einige Kompetenzen und Skills, welche in dem Tätigkeitsbereich der Sekretär/innen von Bedeutung sind. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Fähigkeiten.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
- Empathie
- Eigenverantwortlichkeit
- Talent im Umgang mit Zahlen
- Teamfähigkeit
- Belastbarkeit und Stressresistenz
- Zuverlässigkeit
- Vertraulichkeit und Verschwiegenheit
- Sorgfältigkeit
Wenn Sie einige oder alle dieser Fähigkeiten bei sich sehen, dann ist eine Tätigkeit als Sekretär/in womöglich wie für Sie geschaffen. Allerdings sollten Sie den zweiten Blick auf die Kompetenzen werfen, um herauszufinden, ob ein solcher Job tatsächlich gut zu Ihnen passt. Keine Angst, die meisten der Kernkompetenzen können Sie sich in der Ausbildung und in den ersten Berufsjahren aneignen. Sie müssen Sie nicht von Beginn an mitbringen.
- Buchführung und Buchhaltung
- Büro- und Verwaltungsarbeiten
- Büroorganisation und Büromanagement
- Personalwesen
- Korrespondenz
- Terminplanung und -überwachung
- Postbearbeitung
Wie viel verdient eine Sekretärin?
Der Verdienst von Sekretär/innen ist stark von dem jeweiligen Arbeitgeber abhängig. Da sie in fast allen Branchen benötigt werden, gibt es dabei viele Optionen. Je größer und prestigeträchtiger das Unternehmen oder die Organisation, desto lukrativer fällt auch das Gehalt aus. Auch das Bundesland, in dem Sie tätig sind, spielt eine Rolle bei der Höhe des Gehalts. Durchschnittlich verdienen Sekretär/innen in Deutschland im Schnitt zwischen 25.000 € und 30.000 € brutto jährlich. Im Laufe einer Karriere in diesem Berufsbild verändern sich die Gehälter stetig.
Während der Ausbildung:
Wenn Sie sich für eine Berufsausbildung in diesem Bereich entscheiden, dann erhalten Sie eine Ausbildungsvergütung. Diese Vergütung variiert je nach Branche und Arbeitgeber stark. Im öffentlichen Dienst können Sie die höchsten Bezüge erwarten. Nach jedem Lehrjahr erhöht sich die Summe.
- Erstes Ausbildungsjahr: ca. 7.200 € bis 12.000 € brutto im Jahr
- Zweites Ausbildungsjahr: ca. 8.400 € bis 13.000 € brutto im Jahr
- Drittes Ausbildungsjahr: ca. 9.000 € bis 14.000 € brutto im Jahr
Als Berufseinsteiger:
Wenn Sie die Berufsausbildung erfolgreich absolviert haben, dann steht einem Berufsstart als Sekretär/in nichts mehr im Wege. Beim Berufseinstieg können Sie dann auch mit deutlich höheren Bezügen rechnen, als das noch in den Lehrjahren der Fall ist. Im Schnitt starten Sie als Berufseinsteiger/in mit einem Gehalt von 24.000 € bis 26.000 € brutto jährlich.
Mit Berufserfahrung:
Mit zunehmender Berufserfahrung können Sie als Sekretär/in auch mit immer höheren Gehältern rechnen. Das gilt vor allem für den öffentlichen Dienst, bei dem Sie alle paar Jahre in eine bessere Verdienstklasse rutschen können. Aber auch bei anderen Arbeitgebern steigt das Gehalt von Sekretär/innen mit zunehmender Berufserfahrung. Nach rund zehn Jahren Erfahrung als Sekretär/in kann das Gehalt bereits rund 28.000 € bis 30.000 € brutto im Jahr betragen. In der Folge ist ein Anstieg bis 32.000 € oder sogar 35.000 € brutto jährlich möglich.
Welche Aufgaben hat man als Sekretärin?
Die Entlastung von Vorgesetzten oder einer ganzen Abteilung stellen die großen Aufgabenbereiche von Sekretären und Sekretärinnen dar. Das kann verschiedene Aufgabengebiete umfassen - und vor allem ein großes Feld. Im Folgenden erfahren Sie, welche administrativen Aufgaben Sie als Sekretär/innen übernehmen.
Während der Ausbildung:
Die klassische Berufsausbildung zum Sekretär oder zur Sekretärin gibt es nicht. Daher haben Sie viele verschiedene Möglichkeiten, sich für einen Job als Sekretär/in zu qualifizieren. Diese bringen natürlich auch unterschiedliche Aufgabengebiete mit sich. Es gibt aber auch viele Überschneidungen. In aller Regel handelt es sich nämlich um duale Berufsausbildungen. Bei diesen verbringen Sie im Blockunterricht ein bis zwei Tage in der Woche in der Berufsschule. Dort werden Sie in klassischen Fächern wie Wirtschaftskunde und Mathematik unterrichtet, aber auch in speziellen, welche für die jeweiligen Tätigkeiten von Bedeutung sind. Zu Ihren Aufgabenbereichen während den Lehrjahren gehört es dabei, Prüfung zu absolvieren und zu bestehen. Zum Abschluss des dritten Lehrjahres gibt es eine entscheidende Abschlussprüfung. Die restliche Zeit verbringen Sie in einem Betrieb, bei dem Sie an die Aufgaben von Sekretär/innen herangeführt werden und mit der Zeit immer mehr von diesen selbstständig übernehmen.
Im Berufsleben:
In der Regel übernehmen Sie als Sekretär/innen alle oder sehr viele administrative Aufgaben, welche in einer Abteilung anfallen. Dazu gehören vor allem das Entgegennehmen von Telefonaten, das Beantworten von Mails, die Erledigung der Korrespondenz und die Koordinierung von Meetings und Terminen. Auch Buchführung und das Kontieren von Rechnungen fällt oftmals in Ihren Aufgabenbereich. Gleiches gilt für die Reiseplanung und die Organisation von Geschäftsreisen und Events. Die Verwaltung des Büros und des Büromaterials gehört ebenfalls zu den Aufgaben von Sekretär/innen. Eine der wichtigsten Aufgaben ist die Verwaltung des Abteilungsbudgets und das Bearbeiten von Urlaubswünschen und Krankmeldungen. Teamwork ist dabei immer gefragt, da Sie sich mit vielen Menschen abstimmen müssen.
Die wichtigsten Aufgaben noch einmal im Überblick:
- Korrespondenz erledigen
- Besprechungen und Termine organisieren und planen
- Terminkalender führen
- Telefondienst ausführen und Mails beantworten
- Büromaterial verwalten
- Ablage erledigen
- Reiseplanung und -organisation übernehmen
- Kunden, Geschäftspartner und Besucher empfangen und bewirten
- Unterlagen aufbereiten, Präsentationsunterlagen erstellen
- Auskünfte an Kunden erteilen
Wo arbeitet eine Sekretärin?
Bei der Tätigkeit von Sekretär/innen handelt es sich um den Inbegriff eines Bürojobs. Sie führen Ihre Arbeit also in den Büroräumen und in Besprechungsräumen aus. Der Protagonist dabei ist Ihr Computer, mit dem Sie die meisten Aufgaben bewältigen können, welche auf Sie zukommen. Ihre Arbeit erledigen Sekretär/innen weitgehend eigenständig. Allerdings gehört eine häufige Kommunikation mit Kolleg/innen, Behörden, Lieferanten, Kunden und Geschäftspartner/innen ebenfalls zum Alltag.
Die wechselnden Aufgaben erfordern ein hohes Maß an Flexibilität. Die täglichen Arbeitsbedingungen sind allerdings in der Regel nicht körperlich ansträngend und sehen wie folgt aus.
- Bildschirmarbeit
- Arbeit in Büroräumen
- Kundenkontakt
- Häufig wechselnde Arbeitssituationen und Aufgaben
- Arbeit im Sitzen
Welche Aufstiegsmöglichkeiten gibt es als Sekretär/in?
Wenn Sie eine Ausbildung zum Sekretär oder zur Sekretärin gemacht haben, dann können Sie in einen attraktiven Job starten, der sehr abwechslungsreich und in der Regel auch sicher ist. Allerdings muss eine derartige Tätigkeit noch lange nicht das Ende des Karrierewegs sein. Stattdessen können Sie Ihre Berufs- und Karrierechancen mit Aufstiegsweiterbildungen und Fortbildungen pushen. Beispielsweise können Sie eine Weiterbildung zur PC-Fachkraft, zum Betriebswirt oder der Betriebswirtin, oder zum Servicemanager oder der Servicemanagerin machen.
Auch ein Studium kann Sekretär/innen viele neue berufliche Möglichkeiten eröffnen. Das Studienfach Dienstleistungs- und Servicemanagement eignet sich besonders gut, es gibt aber auch viele weitere mögliche Studiengänge. Mit diesen können Sie oftmals Tätigkeiten im Büro mit mehr Verantwortung übernehmen und lukrativere Gehälter erwarten.
Zu empfehlen sind in dem Beruf der Sekretär/innen auch sprachliche Weiterbildungen. Ein gutes Englisch in Wort und Schrift ist in dem Berufsbild in der Regel Pflicht, doch auch andere Sprachen können Ihnen viele Vorteile verschaffen. Fremdsprachen können Sie auch beruflich auf der Karriereleiter höher nach oben bringen.
