Was ist ein Empfangsmitarbeiter (m/w)?
Den beruflichen Einsatzort einer Empfangskraft zu erklären, bedarf nicht vieler
Worte. Der Name verrät es schon. Da jedoch so gut wie jedes Unternehmen einen
Empfang braucht, findet man Empfangskräfte in vielen verschiedenen Branchen. In
Hotels, Gaststätten, Opernhäusern, Fitnessstudios oder auch in industriellen
Betrieben treffen Kunden zuallererst auf die Empfangskraft. Kurz gesagt: Dort, wo
viel Publikumsverkehr vorherrscht, ist die Kompetenz einer Empfangskraft gefragt.
Doch die Arbeit ist nicht für jeden geeignet. Der stetige Kundenkontakt fordert
einerseits eine sprachliche Wortgewandtheit und andererseits die Geduld, dieselben
Dinge mehrmals am Tag zu erklären. Außerdem warten auch noch die Kunden am
Telefon darauf, zu ihrem Gesprächspartner weitergeleitet zu werden.
Grundsätzlich gehört der Beruf der Empfangskraft zu klassischen Bürojobs.
Organisationstalent steht hier neben Kommunikationsfähigkeit und Freundlichkeit
fast mit an der Spitze der wichtigsten Eigenschaften. Diese Eigenschaften benötigen
Sie ganz besonders für die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, für die
Termin- und Veranstaltungsplanung sowie für die Raumverwaltung. Manchmal wird
Ihr Chef plötzlich zu einem Kundenmeeting eingeladen, dass eine Flugreise
unumgänglich macht. Auch damit kennen Sie sich aus. Kurzfristige Buchungen von
Geschäftsreisen gehören wahrscheinlich zu Ihren besonderen Zusatzqualitäten. Und
sitzt der Vorgesetzte erst einmal im Flieger, haben Sie sich schon um sämtliche
Reisekosten gekümmert. Sie arbeiten sehr routiniert und lassen sich nur selten aus
der Ruhe bringen. Stress bricht nur in den seltensten Fällen aus. Denn viel zu oft
stehen Sie vor neuen Herausforderungen, die dafür sorgen, dass Ihr Job nie
langweilig wird.
Welche Eigenschaften sind für den Job als Empfangsmitarbeiter (m/w) wichtig?
Empfangskräfte zeigen bei der Arbeit ihr wahres Multitalent. Sind Sie auch am
Empfang tätig und suchen gerade nach einem neuen Arbeitgeber, sollten Sie sich
Ihrer Qualitäten bewusst sein. Neben sehr guten fachlichen Kompetenzen besitzen
die meisten Empfangskräfte nämlich noch weitere Qualitäten wie zum Beispiel:
- sehr gute Englischkenntnisse
- Organisationstalent
- Termingenauigkeit
- Kreativität
- eine sehr gute und schnelle Auffassungsgabe
- Menschenkenntnis
- Empathie
- ein freundliches und gepflegtes Auftreten
Indem Sie die wichtigsten Ihrer beruflichen Fähigkeiten hervorheben und
irrelevante Informationen vorerst weglassen, lenken Sie den Blick des potenziellen
Arbeitgebers auf das Wesentliche: Ihre Stärken. Im Vorstellungsgespräch ist dann
noch genügend Zeit, um alles Weitere zu besprechen.
Wie wird man Empfangsmitarbeiter (m/w)?
Den Job am Empfang erlernt niemand über die klassische Ausbildung zur
Empfangskraft. Eine solche existiert nämlich nicht. Typisch ist der Einstieg über
einen kaufmännischen Beruf oder eine Lehre in der Gastronomie oder im
Hotelgewerbe. Mit Sicherheit wird auch Ihnen einer der folgenden Berufe bekannt
vorkommen:
- Bankkaufmann
- Einzelhandelskaufmann
- Fremdsprachenkorrespondent
- Hotelkauffrau
- Industriekaufmann
- Kauffrau für Büromanagement
- Kauffrau für Dialogmarketing
- Kaufmann für Marketingkommunikation
- Veranstaltungskaufmann
Das sind sehr viele verschiedene Ausbildungsberufe, deren Inhalte sich teilweise
überschneiden. Auf dem Lehrplan stehen Themen wie:
- Strategien in Marketing und Vertrieb
- Arbeitsabläufe und Kommunikation
- Geschäftsprozesse und Märkte
- Beschaffung und Bevorratung
- Leistungserstellung und Leistungsabrechnung
- Geschäftsprozesse
- kaufmännische Steuerung und Kontrolle
- Wirtschafts- und Sozialkunde
Üblicherweise durchlaufen Berufsanwärter zum Empfangsmitarbeiter eine dreijährige Lehre. Vereinzelt
existieren auch Ausbildungen, die nur zwei Jahre dauern. Andere dagegen dauern
sogar noch ein halbes Jahr länger und schreiben eine Ausbildungszeit von
dreieinhalb Jahren vor. Am Ende der Ausbildung erfolgt in allen genannten Fällen
eine Abschlussprüfung.
Was können Sie als Empfangsmitarbeiter (m/w) verdienen?
Je nach Job unterscheidet sich das Einkommen von Empfangskräften sehr. Das
liegt aber auch daran, dass es so viele Möglichkeiten gibt, in den Beruf einzusteigen.
Zudem spielen natürlich auch die eigene Berufserfahrung, die Region und die
Unternehmensgröße eine wichtige Rolle. Wenn Sie all diese Faktoren
berücksichtigen, werden Sie im Schnitt auf ein Einstiegsgehalt von etwa 1.800 Euro
brutto im Monat kommen. Nach ein paar Jahren im Berufsleben der Empfangskraft
sind dann bald 2.500 Euro brutto im Monat realistisch.
Wie gelingt die Karriere als Empfangsmitarbeiter (w/m)?
Als Empfangsmitarbeiter sind Sie die rechte Hand der Geschäftsleitung. Die Nähe zur
Geschäftsleitung gibt Ihnen die Chance, innerhalb Ihres Bereichs schneller
aufzusteigen. Sind Sie schon gut eingearbeitet in Ihrem Job, könnten Sie in einem
größeren Betrieb zum Beispiel in die Teamleiterebene rutschen. Hier können Sie in
der Regel ein ganzes Team von Empfangskräften koordinieren und beispielsweise
Schichtdienste planen.
Wenn Sie regelmäßig an Fortbildungen und Weiterbildungsseminaren
teilnehmen, vertiefen Sie Ihre Kenntnisse und beweisen Ihrem Arbeitgeber, dass Sie
lernbereit und motiviert sind. Das sehen Ihre Vorgesetzten gern und belohnen
solchen Arbeitseinsatz oft mit dem einen oder anderen Euro mehr.
Aufgaben Empfangsmitarbeiter
Night-Auditors arbeiten im Empfangsbereich von Hotels. Wenn sie Buchungen annehmen oder Tagesberichte erstellen, setzen sie Bürostandardsoftware wie auch besondere Branchensoftware ein.
Als Vertretung der Direktion greifen sie auf ihre betriebswirtschaftliche Kenntnisse der Hotelleriebranche zurück ferner übernehmen Führungsverantwortung. Mit den Daten der Gäste wie auch den betrieblichen Kennzahlen gehen sie diskret außerdem vertrauenswürdig um. Wenn sie im Empfangsbereich Hotelgäste begrüßen sowie verabschieden, treten sie freundlich, zuvorkommend ferner kundenorientiert auf. Dabei ist auch ein gepflegtes äußeres Erscheinungsbild sehr wichtig. Bei der Betreuung internationaler Gäste setzen sie ihre Fremdsprachenkenntnisse ein. Night-Auditors zeichnen sich durch eine starke Gäste- außerdem Serviceorientierung wie auch durch eine selbständige Arbeitsweise aus.
Ihre Tätigkeiten
- Sie arbeiten oft in Verkaufsräumen - im Empfangsbereich von Hotels, Gasthöfen und Pensionen.
- Die meiste Zeit wird die Arbeitsleistung unter den Augen von Kunden und Gästen ausgeführt.
- Bei Ihrer Tätigkeit haben Sie Kundenkontakt - Gäste beim Ein- und Auschecken betreuen.
- Bei Ihrer Tätigkeit übernehmen Sie die Verantwortung für Sachwerte, zum Beispiel Tagesabschlüsse erstellen, Kellnerabrechnungen entgegennehmen.
