Wird der Job der Empfangskraft (m/w) unterschätzt?
„Sie arbeiten als Empfangskraft? Dann sind Sie wohl eine Aushilfe.” Diese
Vorurteile kennen Sie vermutlich. Dabei basiert Ihr Beruf auf einer fundierten
Ausbildung. Nun existiert vielleicht keine direkte Lehre mit diesem Titel, dennoch
brauchen Sie als Empfangskraft einiges an Hintergrundwissen, um Ihren Job gut zu
erledigen.
Was Ihr Aufgabenprofil betrifft, hat dieser Berufszweig zahlreiche Facetten. Die
Branche bestimmt dabei allerdings nicht nur die Tätigkeiten, sondern auch über die
Klientel. Wo Sie im Hotelgewerbe beispielsweise eher Betriebsreisende und Urlauber
antreffen, haben Sie es in einem Wirtschaftsunternehmen überwiegend mit
Mitarbeitern oder Firmenkunden zu tun. Die Begehren und Wünsche sind dabei
gänzlich unterschiedlich. Wo Sie im Restaurantbetrieb wahrscheinlich vermehrt über
Reservierungen und Tischverteilungen Auskunft geben, klären Sie in
Chemiekonzernen überwiegend Besucher über die Sicherheitsbestimmungen auf.
Ihr Berufszweig ist vielseitiger, als Sie dachten, nicht wahr?
Wenn Sie einen Blick auf Ihr Aufgabenprofil werfen, dürften Sie eigentlich gar
nicht aus mehr dem Staunen herauskommen. Wer diesen Job ausführt, benötigt
einiges an Organisationstalent. Telefonieren, Besucher empfangen, Termine planen,
Akten sortieren, Veranstaltungen planen, Raumplanungen vornehmen und Emails
schreiben – das alles sind Aufgaben, die Ihnen bestens bekannt sind und die Sie Tag
für Tag gewissenhaft erledigen.
Die Liste ist lang und nur wenige behalten bei so einem Durcheinander den
Überblick. Zum Glück gibt es da die Empfangskraft. Im schlimmsten Notfall führen
Sie das Schiff wieder sicher in den Hafen.
Welche Eigenschaften benötigt die Empfangskraft (m/w) im Berufsalltag?
Bei sämtlichen Fragen sind Sie der erste Ansprechpartner. Wenn Kunden
anrufen und eine Frage haben, nehmen Sie oft als Erster das Gespräch an und leiten
es weiter. Sie agieren sozusagen als Sprachrohr des Unternehmens. Häufig kennen
die Kunden Ihr freundliches Gesicht besser als das Ihres Vorgesetzten. Sie
übernehmen also tagtäglich viel Verantwortung in Ihrem Beruf. Aber nicht nur Ihr
freundliches Wesen macht Sie zu einer guten Empfangskraft. Ihr Jobprofil fordert
noch einiges mehr – so zum Beispiel:
- sehr gute Englischkenntnisse
- Organisationstalent
- Termingenauigkeit
- Kreativität
- eine sehr gute und schnelle Auffassungsgabe
- eine gute Menschenkenntnis
- Empathie
- ein gepflegtes Äußeres und ein höfliches Auftreten
Wie wird man Empfangskraft (m/w)?
Wie eingangs bereits erwähnt, führen viele Wege in den Job der Empfangskraft.
Dennoch haben die meisten Berufe dieselbe Ausrichtung und dieselben
Schwerpunkte. Vor allem die kaufmännische Branche sowie Berufe aus der
Gastronomie und dem Hotelgewerbe führen in den Beruf der Empfangskraft. Wenn
dies auch bei Ihnen der Fall war, kennen Sie wahrscheinlich einen der folgenden
Ausbildungsberufe.
- Bankkaufmann
- Einzelhandelskaufmann
- Fremdsprachenkorrespondent
- Hotelkauffrau
- Industriekaufmann
- Kauffrau für Büromanagement
- Kauffrau für Dialogmarketing
- Kaufmann für Marketingkommunikation
- Veranstaltungskaufmann
Der Fokus dieser Ausbildungsberufe liegt auf der Vermittlung organisatorischer
und koordinativer Fähigkeiten. Vergleichen Sie dazu einmal die nachstehenden
Themen mit Ihrer eigenen Ausbildung:
- Unternehmensstruktur und integrative Unternehmensprozesse
- Marketing- und Vertriebsstrategien
- Arbeitsabläufe und Kommunikation
- Geschäftsprozesse und Märkte
- Beschaffung und Bevorratung
- Personalwesen
- Leistungserstellung und Leistungsabrechnung
- Geschäftsprozesse
- kaufmännische Steuerung und Kontrolle
- Wirtschafts- und Sozialkunde
Grundlegend sollte sich Ihre eigene Lehre mit den üblichen Fachkenntnissen
einer Empfangskraft überschneiden. Andernfalls wären Sie nicht dazu in der Lage,
den Berufsalltag zu bewältigen.
Wie steht es um die Finanzen der Empfangskraft (m/w)?
Die Bezifferung des Einkommens von Empfangskräften ist nicht ganz einfach.
Denn Sie können so gut wie in jeder Branche arbeiten. Zudem beeinflussen Faktoren
wie die Region, die eigene Berufserfahrung und die Größe des Unternehmens, wie
viel Sie verdienen.
Grundsätzlich gilt: Wer viel weiß, wird gut bezahlt. Hört sich einfach an, ist aber
so. So steigen Berufsanfänger der Branche im Schnitt mit 1.800 Euro brutto im
Monat ein. Nach ein paar Jahren verdienen Empfangskräfte etwa 2.500 Euro brutto
im Monat. Zusätzliche Weiterbildungen ermöglichen eine weitere
Gehaltssteigerung.
Welche Karrierechancen haben Sie als Empfangskraft (w/m)?
Empfangskräfte agieren oftmals als rechte Hand der Geschäftsführung. Ihr
Vorteil: Die richtigen Leute sehen, was Sie leisten. Ihr Berufsalltag besteht zum
Großteil daraus, die Aufträge für Ihren Chef zu erledigen. Das lässt auf eine baldige
Beförderung hoffen.
Möchten Sie sich weniger auf Ihr Glück verlassen als auf Ihr Können, sollten Sie
sich einschlägigen Weiterbildungen widmen. Eine Spezialisierung auf eine bestimmte
Branche ist zum Beispiel von Vorteil. Ob es sich dabei um ein Studium, eine
Weiterbildung oder eher um eine komplett neue Berufsausbildung handelt, ist ganz
Ihnen überlassen. Denkbar wären Qualifikationen wie:
- Betriebswirt: Management im Gesundheitswesen
- Fachwirt: Gesundheits- und Sozialwesen
- Studium: Gesundheitsmanagement oder Pflegemanagement
- Qualitätsbeauftragte im Gesundheits- und Sozialwesen
Aufgaben Empfangskraft
Empfangskräfte beaufsichtigen im Empfangsbereich eines Wirtschaftsunternehmens, eines großen Hotels oder zum Beispiel einer Arztpraxis wechselnde Klienten. Gäste oder Patienten. Ein gepflegtes Äußeres, Freundlichkeit sowie Kommunikationsfähigkeit werden hierbei vorausgesetzt. Gute Umgangsformen, soziale Kompetenz ferner ein gutes Personen- außerdem Namensgedächtnis sind für diesen Beruf ebenfalls wichtig. Im Umgang mit ausländischen Klienten oder Gästen benötigen Empfangskräfte Fremdsprachenkenntnisse. Verwaltungsaufgaben, etwa Terminplanung sowie schriftliche Korrespondenz, ausführen sie mit fachspezifischer Software. In manchen Branchen, im Besonderen im Hotel- ferner Gaststättengewerbe, ist Wochenend- oder Schichtarbeit üblich.
Ihre Tätigkeiten
- Sie arbeiten viel am Bildschirm, zum Beispiel fachspezifische Software für Empfang, Reservierung und Kasse am PC verwenden.
- Ihre Arbeit findet vorwiegend in Büroräumen statt - am Empfang des jeweiligen Betriebes.
- Die meiste Zeit wird die Arbeitsleistung unter den Augen von Kunden und Gästen ausgeführt.
- Bei Ihrer Tätigkeit haben Sie Kundenkontakt, zum Beispiel Kunden bzw. Gäste empfangen.
- Es kommt bei Ihren Aufgaben oft zu unregelmäßigen Arbeitszeiten - Wochenend- und Bei Ihrer Tätigkeit in diesem Beruf kommt es oft zu Schichtarbeit insbesondere im Hotel- und Gaststättengewerbe.
