Beruf Bürokauffrau
Welche Ausbildung benötigt man als Bürokauffrau?
Bürokauffrau und Bürokaufmann sind veraltete Begriffe für diesen Ausbildungsberuf. Im August 2014 wurde dieses Berufsbild reformiert. Seither gelten die offiziellen Bezeichnungen Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement. Die Arbeits- und Ausbildungsinhalte haben sich nicht verändert. Es gab nur eine allgemeine Anpassung an die moderne digitale Büroorganisation.
Das Berufsziel erreichen Sie über eine duale Ausbildung. Der theoretische Teil findet in einer Schule statt. Die Organisation des Schulunterrichtes richtet sich nach den lokalen Begebenheiten. Sollte sich eine Berufsschule in der Nähe des Arbeits- oder Wohnortes befinden, dann läuft die theoretische Ausbildung abwechselnd mit der Betriebsausbildung. Sie besuchen an einem Tag in der Woche die Berufsschule.
Sollten Sie keinen lokalen Zugang zu einer Berufsschule haben, dann wird die theoretische Berufsausbildung innerhalb von Blockunterricht an einem entfernten Ort organisiert. Der Blockunterricht kann aber auch temporär in einer lokalen Berufsschule stattfinden.
Der praktische Teil der Ausbildungen findet in folgenden Einrichtungen statt:
- Betriebe und Unternehmen in der Industrie
- Handelsunternehmen
- Handwerksbetriebe
- Organisationen
- Öffentlicher Dienst
Es gibt keine vorgeschriebene Regelung für den Zugang zu dieser Berufsausbildung. Die meisten Ausbildungsbetriebe verlangen aber für den Zugang zur Berufsausbildung einen mittleren Bildungsabschluss oder das Abitur. Nur 10 % aller Auszubildenden haben einen niedrigeren Bildungsabschluss. Die meisten von ihnen lernen in einem Ausbildungsbetrieb, der dem Handwerk zugeordnet ist.
Die Berufsausbildung dauert drei Jahre. Sie ist in verschiedene Unterrichtsmodule unterteilt. Es finden zwei Abschlussprüfungen satt. Die erste Prüfung erfolgt nach 1 ½ Jahren und die abschließende Prüfung findet nach zwei Jahren statt. Nach Angaben der zuständigen Kammern liegt die Erfolgsquote bei 95 %.
Während der Ausbildung müssen Sie zwei sogenannte Wahleinheiten durchlaufen. Die Wahleinheiten beziehen sich auf Fächer und Bereiche, die Sie besonders gut beherrschen oder in denen Sie schon vor Beginn der Berufsausbildung Kenntnisse vorweisen konnten. Zehn Wahleinheiten stehen insgesamt zur Auswahl:
- Kaufmännische Abläufe
- Kontrolle und Steuerung im kaufmännischen Bereich
- Vertrieb und Marketing
- Auftragsbearbeitung und Auftragskoordination
- Personalwirtschaft
- Finanzwirtschaft
- Logistik und Einkauf
- Verwaltungsrecht
- Sekretariat
- Veranstaltungsmanagement
Welche Fähigkeiten braucht man als Bürokauffrau?
In diesem Berufsbild orientiert man sich bei den Zugangsvoraussetzungen an den Schulnoten. Sie sollten in den Fächern Mathematik und Deutsch gute bis sehr gute Noten vorweisen können. Im Idealfall haben Sie auch die Fächer Betriebswirtschaft oder allgemeine Wirtschaft belegt. Wer sich mit Abitur bewirbt, sollte mindestens einen Leistungskurs in den Fächern Deutsch oder Mathematik belegt haben.
Sie müssen ein echtes Organisationstalent sein, wenn Sie sich in diesem Beruf durchsetzen wollen. Während des gesamten Berufslebens koordinieren und organisieren Sie alle anfallenden Tätigkeiten im Büro. Sie sollten schon von Natur aus einen ausgeprägten Sinn für Ordnung haben. Das bedeutet auch, dass sie abgelegte Akten und Dokumente auf Anhieb wiederfinden. Das gilt sowohl auf der Festplatte als auch im Aktenschrank.
Ein genaues und gewissenhaftes Arbeiten und eine hohe Kommunikationsfähigkeit sind unerlässlich. Sie müssen von kleinen Telefonnotizen und Gesprächsmemos bis hin zu wichtigen Dokumenten alles geordnet halten. Je nach Arbeitsplatz kommen Sie mit vielen Menschen in Verbindung. Sie müssen daher die Fähigkeit besitzen, sich auf unterschiedliche Charakteren einzulassen.
Nicht selten sind Sie der erste Ansprechpartner für Kunden und begrüßen Delegationen oder führen Geschäftspartner durch das Unternehmen. Dabei müssen Sie immer freundlich bleiben und auch in hektischen Situationen professionell Ihre Arbeit erledigen. Ihr gesamtes Erscheinungsbild muss ansprechend sein. In vielen Unternehmen legt man noch Wert auf eine annehmbare Businessbekleidung. Vom Bürokaufmann wird Anzug und Krawatte erwartet und die Bürokauffrau sollte ein Kostüm oder einen Hosenanzug tragen.
Sie übernehmen auch alle schriftlichen Kommunikationsaufgaben. Sie kümmern sich um Terminvereinbarungen oder Geschäftsbriefe. Das setzt voraus, dass Sie die deutsche Sprache in Wort und Schrift beherrschen. Sie müssen grammatikalisch richtig schreiben und jede Form von Rechtschreib- oder Ausdrucksfehlern verhindern. In der Hauptsache arbeiten Sie mit Text- und Office-Programmen am Computer. Ein IT-Grundwissen sollte vorhanden sein.
Wie viel verdient eine Bürokauffrau?
Da Bürokaufleute in vielen Bereichen tätig sind und auch das Hauptaufgabengebiet unterschiedlich sein kann, schwankt der Verdienst erheblich. Das Gehalt wird auch durch die eigenen Kompetenzen und die Berufserfahrung mitbestimmt. Auch regional gibt es Unterschiede. In Süddeutschland und Hamburg liegt das Gehalt über dem bundesweiten Durchschnitt. In den neuen Bundesländern ist das Gehalt generell niedriger. Das monatliche Bruttogehalt liegt zwischen ca. 1700 und 4500 €.
Während der Ausbildung:
Die Ausbildungsvergütung schwankt und ist nach Lehrjahren gestaffelt:
- Bruttomonatsverdienst im 1. Ausbildungsjahr zwischen ca. 510 und 1100 €
- Bruttomonatsverdienst im 2. Ausbildungsjahr zwischen ca. 550 und 1150 €
- Bruttomonatsverdienst im 3. Ausbildungsjahr zwischen ca. 590 und 1250 €
Entscheidend für die Höhe des Ausbildungsgeldes ist die Größe und die Lage des Unternehmens.
Als Berufseinsteiger:
Das Monatsgehalt für Berufsanfänger/innen liegt zwischen 1700 und 2500 € brutto. Die Note der Abschlussprüfung, der Sitz und die Größe des Unternehmens wirken sich auf die Verdiensthöhe aus.
Mit Berufserfahrung:
Der Verdienst steigt in einigen Branchen stetig an. Viele Unternehmen zahlen auf der Basis der geltenden Tarifverträge. Im öffentlichen Dienst wird das Gehalt jährlich angepasst. In den größeren Städten sind die Löhne höher als in ländlichen Gebieten. Hier sind aber auch die Anforderungen höher. In Frankfurt am Main müssen Sie in diesem Beruf mindestens eine Fremdsprache fließend sprechen, um erfolgreich zu sein. Hier erhalten Sie als erfahrene Fachkraft mindestens 2700 € brutto im Monat. In der mecklenburgischen Provinz zählt man auf Improvisation und Ihr Organisationstalent. Hier verdienen erfahrene Bürokaufleute nur um 2000 € brutto im Monat.
Welche Aufgaben hat man als Bürokauffrau?
Als Bürokauffrau/-mann organisieren Sie den gesamten Ablauf im Büro. Sie kümmern sich um alle anfallenden Tätigkeiten:
- Buchung und Organisation von Geschäftsreisen
- Digitale Erfassung von Daten und Statistiken
- Schriftverkehr
- Terminorganisation
- Bestellungen
Je nach Unternehmen kann Ihr Aufgabengebiet breiter gefächert sein. Oftmals kümmern Sie sich auch um die Organisation von Dienstplänen und um den gesamten Warenverkehr.
Während der Ausbildung:
Während der gesamten Berufsausbildung werden Sie an die Aufgabengebiete herangeführt. Mit der Zeit übernehmen Sie die Tätigkeiten in Eigenregie und eignen sich Kompetenzen an. Einige Aufgabengebiete sind durch die Ausbildungsverordnung vorgegeben. Die Tätigkeitsgebiete können aber umfangreicher sein. Nicht selten erhalten Sie schon während der Ausbildung interne Schulungen, die Sie an firmenspezifische Aufgaben heranführen.
Ein wichtiger Schritt ist die Einführung die betrieblichen Systeme. Sie lernen zuerst den Umgang mit Computerprogrammen und betriebsinternen Anlagen. Sie wenden Textverarbeitungsprogramme an und bearbeiten Daten digital. Dieses Aufgabengebiet bildet die Basis für die Büroorganisation.
Im weiteren Verlauf sortieren Sie die Post und bearbeiten den allgemeinen Schriftverkehr. Sie ordnen Briefe den einzelnen Abteilungen zu und kennzeichnen die Post mit Ein- und Ausgangsdatum. Die Beantwortung der allgemeinen Post tätigen Sie eigenverantwortlich. Sie müssen eigenständig Begründungen treffen.
Im Berufsleben:
Ihr ganzer Alltag basiert einzig auf Organisation. Sie führen am Telefon ein Kundengespräch und nehmen gleichzeitig ein Paket entgegen. Sie begrüßen Gäste, Geschäftspartner und Kunden, stellen Besucherausweise für sie aus und begleiten Sie zum Meeting oder weisen ihnen den richtigen Weg.
Bürokauffrauen/-männer sind die gute Seele des Betriebs. Sie behalten alle Vorgänge im Auge und stellen sämtliche Materialien termingerecht zur Verfügung. Bürokaufleute managen jede Aufgabe und behalten selbst in stressigen Situationen den Überblick. Sie wissen, wann der/die Leiter/in der Entwicklungsabteilung auf Dienstreise ist und wann die Finanzkraft ihre Elternzeit antritt.
Sie haben Wareneingänge im Kopf und finden Rechnungsnummer nach wenigen Klicks. Sie delegieren Konferenzteilnehmer und sorgen dafür, dass ein Cateringunternehmen die Wirtschaftsdelegation aus Japan bewirtschaftet. Den/die Geschäftspartner lassen Sie am Flughafen abholen und begrüßen ihn bei der Ankunft im Unternehmen. Danach bereiten Sie die Messeausstellung vor und geben wichtige Bestellungen auf.
Wo arbeitet eine Bürokauffrau?
Ihr Hauptarbeitsplatz ist das Büro. Das kann an eine Empfangshalle angrenzen und einen Rezeptionsbereich mit einbeziehen oder das Vorzimmer der Firmenleitung sein. Oftmals sind Sie auch im ganzen Betrieb unterwegs, um organisatorische Dinge zu klären.
Es kann auch vorkommen, dass Sie eine Messe nicht nur organisieren, sondern auch das Management vor Ort übernehmen. In großen Unternehmen agieren Sie als eine Art mobiles Büromanagement und begleiten Delegationen auf Geschäftsreise.
Welche Aufstiegsmöglichkeiten gibt es als Bürokauffrau?
Dieses Berufsbild punktet mit zahlreichen Aufstiegsmöglichkeiten. Wer gute Arbeit leistet, zuverlässig ist und für einen reibungslosen Büroalltag sorgt, der kann schnell in Führungspositionen aufsteigen. Dann leiten Sie einzelne Büroabteilungen oder steigen zum/zur Assistenten/in des/der Chefs/Chefin auf.
In größeren Unternehmen werden Bürofachkräfte gesucht, die anfallende Bürotätigkeiten in anderen Sprachen übernehmen können. Hier überzeugen Sie mit Fremdsprachenkenntnissen. Besonders gefragt sind Arabisch, Englisch, Mandarin und viele slawische Sprachen. Einige Unternehmen bieten auch firmeninterne Sprachkurse an.
Sie können während der Berufsausbildung parallel die fachgebundene Hochschulreife über ein Programm der Berufsschulen erwerben. Mit dem Fachabitur haben Sie Möglichkeit, Betriebswirtschaftslehre an der Fachhochschule zu studieren.
Private Lehrinstitute und die örtlichen Kammern organisieren Schulungen in spezifischen Bereichen. Dazu zählen Wochenendschulungen in Bürokommunikation und Büroorganisation. Sie können auch fehlende Computerkenntnisse erwerben oder wieder auffrischen.
